Traitement des demandes

La SQI possède une expérience unique dans la construction, l'aménagement et l’exploitation d’immeubles de bureaux et de bâtiments spécialisés. Forte de l’expertise diversifiée de son personnel, elle peut, à votre demande, vous offrir des services de pointe dans les domaines ci-dessous.

Pour en savoir davantage sur ces services, communiquez avec votre conseillère immobilière ou votre conseiller immobilier en direction immobilière. Elle ou il pourra vous mettre en liaison avec les expertes-conseils et experts-conseils de la SQI. Pour commander une étude ou une expertise, veuillez remplir une demande de projet, puis la transmettre à la direction immobilière concernée par courrier électronique.

Deux formulaires sont à votre disposition en fonction de votre besoin.

Formulaire « Demande client »

Ce formulaire est utilisé lorsque vous évaluez les coûts à plus de 25 000 $ ou que votre besoin nécessite des services professionnels (architectes, ingénieurs) pour la réalisation de plans et devis :

• Besoin d’espace qui implique une expansion, une rétrocession ou une relocalisation;
• Projet d’aménagement ou de réaménagement;
• Requête de déménagement;  
• Travaux de réparation ou de rafraîchissement de l’ensemble de la suite (peinture, revêtements, etc.).
   

Ce formulaire est utilisé si votre besoin ne nécessite pas des services professionnels (architectes, ingénieurs) pour la réalisation de votre demande :

• Ajout d'une colonnette;
• Nouveau trousseau de clés;
• Repeindre un bureau ou remplacer le tapis d’une salle de conférence;
• Réalisation d'une expertise (ex. : effectuer une analyse de la qualité de l’air);
• Changement de poignées de porte ou de serrures;  
• Déménagement d’une imprimante multifonction nécessitant l’ajout d’une prise réseau;
• Obtention des services additionnels : services liés à l’augmentation des heures d’occupation de vos locaux, demande de ventilation supplémentaire lorsque des travaux de soir sont réalisés, demande de service d’entretien ménager non compris dans votre entente d’occupation, etc.
   

Formulaire « Demande client - intervention » (PDF)

Une fois la demande complétée, veuillez la faire parvenir par courriel à la direction immobilière concernée en indiquant « demande client » dans l’objet. Ne pas oublier de joindre vos documents, s’il y a lieu. Votre direction immobilière se fera un plaisir de vous assister dans la préparation de votre demande de projet.

Ces renseignements, lorsqu’ils sont présentés sur des fiches d’aménagement, contribuent à assurer un traitement rapide et efficace des demandes formulées.

Fiches d'aménagement (DOCX)

Logigramme présentant les principales étapes du traitement d’une demande client (PDF)

Lorsque la SQI se voit dans l’obligation d’engager des frais afin de déterminer le coût d’un nouveau projet, votre conseillère immobilière ou votre conseiller immobilier ou votre chef de projets vous soumet une proposition. Cette dernière présente la solution immobilière privilégiée ainsi que les engagements financiers nécessaires à la poursuite des études.

Pour les propriétés et les locations de la SQI, les spécifications relatives aux caractéristiques physiques des locaux sont établies sous forme d’exigences techniques. La qualité des espaces proposés par la SQI à ses clients est uniforme, que ces espaces soient situés dans des immeubles loués ou en propriété.

Immeubles en propriété

Les exigences techniques des immeubles en propriété constituent le cadre établi par la SQI pour définir le niveau de qualité de construction attendue et pour fournir aux concepteurs les informations de nature fonctionnelle et opérationnelle nécessaires à la réalisation d'un projet de construction ou de réaménagement.

Immeubles en location

Les exigences des immeubles en location sont contenues dans les annexes C, lesquelles sont partie intégrante du bail. Il y a quatre types d’annexes C :

• C-1 : Exigences applicables au base building : la configuration des locaux, la capacité portante, le pourcentage de fenestration, la trame structurale, etc.
• C-2 : Exigences standard d’aménagement : les niveaux d’éclairage, la performance des matériaux (tapis, cloisons, etc.), la distribution électrique, la quincaillerie, etc.
• C-3 : Exigences spécifiques aux besoins du client, décrites en termes de quantité (nombre de postes, de salles de réunion, etc.) et de modifications par rapport aux exigences standard C-2.
• C-4 : Exigences spécifiques pour les projets d’aménagement qui visent l’obtention de la certification LEED-CI.

Les projets de maintien d'actif visent notamment le remplacement d’équipement ou des réparations majeures (le remplacement d’une bouilloire, la réfection d’une toiture, etc.), dans le but de maintenir l’immeuble en bon état.

Les projets d’amélioration ciblent le prolongement de la durée de vie utile d’un bâtiment, l’amélioration de sa qualité en termes d’habitabilité (ex. : l’installation d’un système de climatisation) ou la réduction des coûts d’exploitation au moyen de projets d’économie d’énergie.

Les projets de développement concernent la construction et/ou l’agrandissement d’un immeuble.

Les projets d’aménagement comprennent l’ensemble des travaux réalisés à l’intérieur ou à l’extérieur d’un édifice afin d’adapter les lieux aux besoins spécifiques de l’occupant. Ces travaux comprennent généralement les éléments suivants :

• Les travaux de cloisonnement des pièces (ossature et finis), ce qui exclut les murs délimitant l’ensemble du local;
• Les modifications apportées aux ouvertures dans les murs du local (portes, fenêtres, etc.);
• La fourniture et la mise en place de la signalisation;
• Les ajouts et les modifications apportés aux systèmes de contrôle, de chauffage, de ventilation, de climatisation, d’éclairage, de protection-incendie et de sécurité, lesquels sont effectués en fonction du nouveau cloisonnement ou de la présence d’équipements spécifiques à l’occupant.
   

Selon la Loi sur les infrastructures publiques et les règlements en découlant, un ministère ou un organisme peut faire affaire directement avec un propriétaire pour des travaux d’aménagement autres que ceux réalisés lors de l’aménagement initial, à la condition que leur réalisation n’entraîne pas de modification dans le loyer ou dans les superficies, et que leur exécution soit conforme aux exigences techniques du bail.

Pour toute demande de réalisation de projets, veuillez utiliser le formulaire Demande client.

Un changement de programme consiste en une modification que vous apportez aux besoins exprimés dans votre projet initial. Puisque ce changement peut avoir une répercussion sur le budget ou sur l’échéancier du projet, vous devez approuver cette répercussion préalablement à l’exécution du changement.

Le coût du changement de programme est alors ajouté à la facturation du projet.

Pour toute modification que vous souhaitez apporter à votre projet, remplissez le formulaire suivant, puis acheminez-le au responsable du projet à la SQI :

Changement de programme (XLS)

La SQI possède une expertise en gestion contractuelle afin de réaliser les projets que vous lui confiez et de gérer les espaces que vous occupez. Elle le fait selon les meilleures conditions du marché et dans le respect du cadre réglementaire imposé par les autorités gouvernementales.

La SQI détient une compétence complète et solide pour la gestion optimale des immeubles dans lesquels vous exercez vos activités. Il en est de même pour l'’attribution et la gestion de contrats pour mener à bien vos divers projets :

• Agrandissement;
• Réaménagement;
• Construction d’un nouveau bâtiment;
• Nouveaux espaces locatifs ou aménagement de ceux-ci selon des besoins particuliers;
• Acquisition ou aliénation d’immeuble.
   

En tout temps et pour tous les types de contrats, la SQI s’assure de respecter les plus hauts standards en matière d’intégrité et de probité, en plus d’appliquer les meilleures pratiques en matière contractuelle.

Dans le cadre d’une demande client pour laquelle une proposition à prix forfaitaire a été acceptée, si, au terme de la publication d’un appel d’offres relatif à un projet d’aménagement, la variation du coût des travaux est inférieure ou égale à 10 %, les coûts estimés indiqués à la proposition déjà établie vous seront facturés.

Dans le cas d’une variation à la hausse dépassant 10 %, une nouvelle proposition vous sera soumise.

Par contre, s’il y a une variation à la baisse de plus de 10 %, les coûts réels des travaux vous seront alors facturés.

Dans ces deux cas, les frais relatifs aux honoraires, au déménagement et à la signalisation demeureront identiques à ceux inscrits dans la proposition.

Le prix de l’aménagement facturé doit également inclure les changements de programme que vous avez approuvés. Chaque changement de programme peut impliquer des coûts de travaux, d’honoraires, de signalisation, de déménagement, de financement intérimaire, de même que des frais généraux et administratifs.
 
La règle du ± 10% ne s'applique pas dans les cas suivants :

• Un projet d'agrandissement ou de construction d'un nouvel immeuble, ayant fait l'objet ou non d'une demande au Conseil du trésor.
• Un appel d'offres de location d'espaces.

La SQI est responsable de s’assurer de l’application de la Politique d’intégration des arts à l’architecture et à l’environnement des bâtiments et des sites gouvernementaux et publics.

S’il le désire, le client de la SQI, à qui le projet est destiné, peut nommer une personne représentante qui participera, avec droit de vote, au comité de sélection de l’œuvre d’art qui sera acquise ou commandée à un artiste, conformément à l’envergure du projet.

Le coût de l’œuvre, incluant le coût de son installation, est intégré au budget de réalisation du projet.