Conditions d'occupation

Les services immobiliers standards visent à assurer que les immeubles soient entretenus et maintenus en bon état, et que les lieux de travail répondent aux besoins des occupants en termes de confort, d'hygiène, d'accessibilité et de sécurité.

• Si vous occupez un immeuble en propriété et que vous souhaitez consulter les services immobiliers offerts dans vos espaces, veuillez vous référer à l'annexe 2 de votre entente d'occupation.
• Si vous occupez un immeuble en location, veuillez vous référer au bail et à ses avenants. Une copie de ces documents a été transmise à votre direction des affaires matérielles par notre direction immobilière.
   

Consulter les exemples de services immobiliers standards

La SQI vous offre également des services pour la recherche et l’aménagement de locaux de qualité qui répondent à vos besoins, et ce, au meilleur rapport qualité/prix. Pour en savoir davantage, consultez les pages Gestion des espaces et Traitement des demandes.

Certains services immobiliers spéciaux sont mis à votre disposition afin de répondre à vos besoins particuliers, par exemple :

• le gardiennage additionnel;
• la consommation électrique supplémentaire;
• l’entretien ménager spécifique;
• l’entretien de vos équipements;
• la collecte et la disposition de documents confidentiels ou de produits dangereux (laboratoires).
   

Ces services ne sont pas compris dans les services immobiliers standards (en propriété ou en location) et peuvent vous être facturés ad hoc ou dans votre entente d’occupation.

Votre direction immobilière peut vous informer des termes et des conditions qui concernent les services immobiliers spéciaux.

La SQI peut, à la suite d'une demande justifiée de votre part, se retirer de la gestion de certaines activités et de services immobiliers standards en location.

Dans une telle situation, vous devez prendre entente avec la SQI, puis assumer les coûts et les responsabilités des activités et des services exclus.

Conformément au régime de responsabilité, lorsqu’un accident ou un incident a lieu dans une propriété ou une location, qu’une personne subit des blessures corporelles ou qu’un sinistre avec des dommages matériels survient dans l’immeuble, vous devez en aviser immédiatement le directeur immobilier de la SQI ou le Centre d’appels. Vous devez préciser la nature, l’étendue et la cause probable des dommages et/ou des blessures.

Un rapport circonstancié doit être transmis au directeur immobilier concerné. Le rapport doit inclure les données suivantes :

• La date et l’heure de l’événement;
• L’endroit précis de l’événement (avec croquis);
• Le nom complet avec adresse, numéro de téléphone et statut (employé, visiteur, client, entrepreneur, contractuel, etc.) de la ou des personnes touchées par l’accident ou l’incident;
• Le nom du ou des témoin(s), avec leur adresse et leur numéro de téléphone au travail;
• Le type d’événement, les circonstances, les conditions climatiques, les dommages ou les blessures;
• Le rapport de police (si disponible);
• Des photographies (si possible).

Formulaire « Rapport – accident ou incident » (PDF)

Responsabilités du client

Vous êtes sur la première ligne afin d’observer les changements à l’environnement de travail que vous occupez dans les immeubles de la SQI. Il est de votre responsabilité d’aviser la SQI de la présence de signes indiquant une possible infiltration d’eau, la présence de moisissures ou tout autre problème pouvant présenter un risque pour la santé des occupants ou une dégradation subite du bâtiment.

En cas de sinistre, tel qu'un dégât d’eau, un incendie, une fuite de gaz, etc., il est primordial de communiquer avec les services d’urgence et d’en informer la SQI dans les plus brefs délais.

• En cas de sinistre, communiquez immédiatement avec les services d’urgence et le Centre d'appels.
• L’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité et l’intégrité physique des travailleurs.
• Bien que la SQI assure la gestion du sinistre ou de toute situation problématique, vous êtes responsable du traitement, de la réparation, du remplacement et de la décontamination des biens et équipements qui lui appartiennent. À votre demande, la SQI pourra prendre en charge la gestion de vos biens et équipements.
• Vous ne devez pas vous engager, directement ou indirectement, envers une entreprise privée pour le traitement de toute condition problématique ou de sinistre sans l’autorisation de la SQI.
   

Important : Un rapport circonstancié doit être transmis au directeur immobilier.

Formulaire - Rapport d’évacuation (DOCX)

Responsabilités de la SQI

La responsabilité de la SQI est de prévenir et de minimiser les dommages associés à tout événement pouvant constituer un risque pour la sécurité des personnes et des biens. En ce sens, la SQI a la responsabilité de :

• s’assurer de votre confort, tel que prévu au « Document d'informations sur les activités immobilières et services découlant de l'entente d'occupation »;
• s’acquitter de toutes les obligations exigées par les lois, les règlements et les codes en ce qui concerne la sécurité et la protection des personnes, l’évacuation des occupants et la prévention des incendies;
• requérir les services d’entreprise et de professionnels spécialisés dans le dépistage, le nettoyage et la remise en état des espaces à la suite d'un sinistre.
   

Dans le cas où les espaces sont sérieusement endommagés et sont non fonctionnels ou inaccessibles, une relocalisation dans des locaux temporaires pour la durée des travaux de réfection ou dans d’autres locaux permanents peut être envisagée, en plus des options de télétravail, si c’est possible.

Tout mandat relatif aux travaux de ménage, de réparation et/ou de remise en état des lieux seront accordés dans les plus brefs délais par la SQI, en respect des règles gouvernementales d’octroi de contrat.
 

Problématique et dépistage

Infiltration d'eau

Vous devez signaler à la SQI, par son Centre d’appels, les observations ci-dessous le plus rapidement possible afin qu'elle procède à un dépistage d’éventuels problèmes. Bien que ces signes n’indiquent pas obligatoirement un problème pour la santé, les biens ou le bâtiment, il est toutefois requis que la SQI vérifie la situation rapidement afin d’écarter tout problème plus important.

• Présence de coulisses, suintement ou condensation d’eau en surface des murs, au bas des fenêtres et sur le plancher;
• Gonflement des finis intérieurs : peinture, revêtement de tapisserie, de bois et de plancher;
• Odeur d’humidité;
• Trace d’humidité ou d’efflorescence (marques blanches comme de la craie) sur les surfaces de béton et de maçonnerie;
• Cernes sur les tuiles de plafond suspendu;
• Trace de moisissures (points noirs, verts, blancs ou orangés) au bas des murs, au plafond ou sur des matériaux poreux.
   

La SQI procédera à l’analyse de la situation, aux travaux correctifs requis afin d’éliminer la source de l’infiltration d’eau, à la décontamination possible des matériaux ou à leur remplacement, le cas échéant.

Moisissures

Vous devez signaler à la SQI, par son Centre d’appels, toute présence de moisissures dans vos espaces le plus rapidement possible afin qu'elle procède à une analyse de la situation, au dépistage de la source de leur présence, à la décontamination des matériaux ou à leur remplacement, le cas échéant.

Qualité de l'air

Si vous redoutez un problème de qualité de l’air, peu importe la source (humidité, moisissures, gaz, mauvaises odeurs ou autre), vous devez aviser la SQI qui procédera à une vérification de la situation et à la recherche de la source du problème.

Le régime de responsabilité applicable à la SQI et à ses clients gouvernementaux tient compte de la politique gouvernementale d’autoassurance.

L’article 17 du Règlement sur la tarification des services rendus par la Société québécoise des infrastructures stipule que :

• le client assume seul la responsabilité, et est tenu de réparer tout préjudice corporel ou matériel – quelle qu’en soit la cause – subi par qui que ce soit et survenu dans ou à un immeuble (à l’exception d’un préjudice subi par la SQI et qui résulte des services qu’elle fournit);
• le client traite toute réclamation qui en découle et tient la SQI indemne;
• la SQI assume seule la responsabilité de tout préjudice matériel causé à un immeuble et résultant des services qu’elle fournit;
• le client avise immédiatement la SQI par écrit de tout préjudice corporel ou matériel survenu à ou dans l’immeuble.
   

La SQI et ses clients gouvernementaux ne doivent pas se rechercher en responsabilité, ni mutuellement se poursuivre devant les tribunaux.

Principes d'application du régime de responsabilité

Dans le cas de dommages survenus dans un immeuble et causés à un ministère, un organisme, un employé, un visiteur ou un bénéficiaire de services, le ministère ou l’organisme traite la réclamation et assume les coûts qui en découlent, sous réserve des cas ci-dessous.

Immeuble en propriété

• Lorsqu’il s’agit de dommages matériels ou de lésions corporelles subies par un tiers qui n’est pas un employé d’un ministère ou d’un organisme, et ce, dans un espace qui n’est pas exclusif à un ministère ou à un organisme, tels qu'un stationnement, des aires communes ou des accès extérieurs et intérieurs (escaliers, ascenseurs, etc.), la SQI traite le dossier et en assume les coûts.
• Lorsqu’il s’agit de dommages causés aux biens d’un ministère, d’un organisme ou à ceux de ses employés, et que ces dommages sont imputés à un entrepreneur engagé par la SQI, celle-ci peut accepter de collaborer au traitement en effectuant les démarches appropriées auprès de l’entrepreneur en cause. Ces démarches n’incluent pas le dépôt de procédures judiciaires en faveur du réclamant.

Immeuble en location

• Lorsqu’il s’agit de dommages causés aux biens d’un ministère, d’un organisme et à ceux de ses employés, la SQI peut accepter de collaborer au traitement en effectuant les démarches appropriées auprès du propriétaire. Ces démarches n’incluent pas le dépôt de procédures judiciaires en faveur du réclamant.
   

Dommages causés à un bien meuble ou à un immeuble de la SQI

En cas de panne de courant durant les heures normales d’ouverture de bureau, nous vous invitons à communiquer avec le Centre d’appels.

Les équipes de la SQI assurent un traitement rapide et un suivi rigoureux de toute demande liée à l'exploitation des immeubles. Qu'il s'agisse de chauffage, de climatisation, d'électricité, d'entretien ménager ou de plomberie, votre satisfaction est notre priorité!

Pour connaître les détails et pour effectuer une demande de service, consultez la page Demande de service.

Pour toute question ou pour obtenir du soutien, communiquez avec l’équipe de la direction immobilière de votre région. Au besoin, consultez les outils suivants pour savoir quelle équipe contacter et obtenir ses coordonnées : 

Liste des directions immobilières

Outil de repérage d’immeubles

Il arrive, en propriété, qu’un ministère ou un organisme occupant désire procéder à l’acquisition de structures et de les installer sur le site de la SQI afin de combler un besoin supplémentaire d’entreposage. De façon générale, il peut s’agir de conteneurs maritimes, d’abris en toile souple (tempo), de cabanons, ou de tout autre type de structures.

La SQI a adopté certaines directives visant à encadrer l’ajout de telles structures sur ses propriétés.

Celles-ci doivent :

• être utilisées exclusivement à des fins d’entreposage froid (non chauffé);
• être constituées de structures manufacturées (aucune construction artisanale), sans aucune altération, en bon état, et à même le sol;
• ne présenter aucun raccordement à une utilité publique (plomberie, électricité, etc.);
• faire l’objet d’une demande de projet à la SQI au préalable;
• être installées uniquement dans les espaces extérieurs occupés par le client;
• être conformes aux lois et aux règlements en vigueur, ce qui inclut, entre autres, les règlements d’urbanisme et le Code du bâtiment;
• demeurer la propriété du client, lequel doit en assumer l’entière responsabilité.

Toute structure ajoutée sur une propriété de la SQI doit répondre à l’ensemble de ces critères afin d’être autorisée.

La gestion des stationnements des propriétés de la SQI localisées dans les grands centres est généralement confiée à la Société Parc-Auto du Québec (SPAQ). La SPAQ peut également se voir confier la gestion des stationnements de certains immeubles en location avec baux à long terme où des places de stationnement sont prévues au bail.

Dans le cas d’une location, la SQI s’informe du nombre d’espaces de stationnement requis pour vos besoins afin de les réserver auprès du propriétaire selon les disponibilités des lieux. Vous devez ensuite convenir avec le propriétaire ou, s’il y a lieu, avec la SPAQ, du mode d’acquittement des frais afférents.

Conformément à la Loi assurant l’exercice des droits des personnes handicapées en vue de leur intégration scolaire, professionnelle et sociale, les locaux et les aménagements que la SQI fournit à sa clientèle gouvernementale doivent constituer un environnement physique qui facilite l’intégration des personnes handicapées, qu'elles soient employées de l’État ou bénéficiaires de services gouvernementaux.

La SQI applique les lois en vigueur.

Le gouvernement du Québec a adopté le Règlement modifiant le Règlement sur la santé et la sécurité du travail et le Code de sécurité pour les travaux de construction. Ces nouvelles dispositions visent à établir les obligations de tout employeur en ce qui a trait à la santé et à l’intégrité physique des travailleurs au chapitre de la gestion sécuritaire de l’amiante.

Les employeurs sont ainsi soumis à de nouvelles obligations, dont celle de dresser et de tenir à jour un registre des matériaux susceptibles de contenir de l’amiante dans les espaces qu’ils occupent. La SQI vous a fait parvenir ceux relatifs aux espaces qui sont occupés par votre organisme.

Afin d’en faciliter la gestion, la SQI assurera la mise à jour des registres des immeubles dont elle est propriétaire. Une fois la mise à jour du registre de votre immeuble complétée, elle vous transmettra la version actualisée. Toutefois, cela ne dégage aucunement l’employeur de ses obligations de mise à jour décrites dans le règlement.

Pour les espaces loués par la SQI à un propriétaire, les ministères et les organismes devront assurer l’entière responsabilité de la mise à jour de leur registre. Pour ce faire, ils peuvent requérir aux services de la SQI (dans lequel cas, ces services seront facturables).

Note importante : Il est de votre responsabilité d’assurer la mise à jour du registre, d’inspecter et de veiller à l’intégrité des matériaux susceptibles de contenir de l’amiante dans vos espaces en location. L’utilisation du registre est primordiale pour assurer la protection des employés ainsi que des travailleurs qui réalisent les travaux.

Pour plus de renseignements, référez-vous au Guide explicatif des nouvelles dispositions réglementaires de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail.